Resumen:
El “Sistema para la extracción automática de información en archivos de texto plano generados por bases de datos”, es un sistema que consta básicamente de dos fases. En la primera fase depura los archivos de tags (separadores) y otros símbolos que son generados en la base de datos los cuáles tienen un formato bien estructurado para ser enviado a una impresora, pero que carecen de relevancia al momento de ser visualizados en un formato de texto plano es decir, no ordenado, sin saltos de línea y que por sus características, algunos signos ni si quiera se visualizan, tampoco son candidatos a ningún tipo de edición. En esta primera fase se prepara el archivo para posteriormente, en la segunda fase importarlo desde el mismo sistema a un archivo con diagramación que si permita la libre manipulación del documento.
Éste sistema fue diseñado para auxiliar en el área de Control Escolar de la Unidad Académica Profesional Nezahualcóyotl, departamento que al inicio de cada período escolar suministra las listas que utilizarán los docentes durante todo el curso para registrar sus evaluaciones así como las asistencias de los alumnos. Se estima que el tiempo promedio invertido para todo el proceso incluyendo la descarga, exportación y edición de cada lista es de 15 minutos, considerando que se ofertan 4 licenciaturas diferentes en dos turnos, y un promedio de 30 UA en cada una, podemos calcular que se trabaja sobre un total de 240 listas, lo que requiere un mínimo de 60 horas de trabajo. Aunque este programa fue especialmente creado para auxiliar en una tarea determinada en el departamento de Control Escolar también puede usarse en otras áreas que requieran de un pre-procesamiento de datos para su posterior exportación a otra extensión. Por ejemplo tiene una gran utilidad en el área contable debido a que usualmente los manejadores de bases de datos importan los archivos con extensión .txt, pero es necesario manipular los datos a través de un programa que contenga funciones matemáticas como lo es Excel.
Es cierto que Excel ya cuenta con una herramienta para la exportación e importación de archivos de otra extensión, sin embargo es necesario que el archivo que se va a exportar contenga la estructura del archivo final, es decir el número concreto e idéntico de columnas ya ordenadas, porque así se almacenará con ese mismo formato todo el documento.
Sin embargo, en el caso de las listas de asignaturas dicha herramienta no es eficaz porque éstas contienen un encabezado en un formato de alineación centrado que contiene un logotipo, así como el nombre de la Universidad, el nombre de la Unidad Académica, el nombre de la materia, el número de asignatura, el nombre del profesor y el período, por lo tanto se desconfigura al aplicarle el mismo formato de distribución de columnas que es necesario para el resto del documento.
Tomando en cuenta los requerimientos que se establecen en el programa de Control Escolar de la UAEM para poder ejecutarse, así como también la velocidad del proveedor del servicio de internet y las herramientas con las que cuenta Excel para dicho proceso, resulta un proceso muy costoso en tiempo. Por lo anteriormente expuesto se busca reducir significativamente, por medio de un sistema auxiliar, el tiempo y trabajo invertido hasta ahora en esta tarea, al menos en un 80% debido a que aún queda la limitante de la velocidad de descarga de los archivos. Al automatizar este proceso se espera como consecuencia inmediata agilizar la entrega de las listas a las coordinaciones correspondientes.